Le client

Scrapbook Tendance est un commerce d’artisanat qui a pignon sur rue dans la région de Québec. Sa fidèle clientèle est mordue de scrapbooking et profite d’un inventaire très diversifié, sans cesse renouvelé, et souvent à tirage limité. Ainsi, la PME aide ses clients à créer des cadeaux et des souvenirs uniques et personnalisés pour leurs proches.

Notre cliente est accompagnée d’une équipe dynamique et de précieux bénévoles. Ensemble, ils remplissent les innombrables commandes, afin d’effectuer les envois par courrier ou la préparation pour la cueillette en magasin pour une clientèle grandissante.

Le mandat

Nous avons été mandatés pour un site transactionnel avec intégration d’un système d’automatisation des processus avec un logiciel ERP pour la gestion centralisée des commandes.

En effet, nous avons convenu qu’il était essentiel de simplifier toutes les opérations, puisque sa boutique en ligne n’était plus fonctionnelle. La gestion des commandes se faisait manuellement au sein de groupes Facebook privés.

Le caractère éphémère et notamment guidé par les saisons et événements (ex.: imprimés de Noël, de la Saint-Valentin, etc.) apporte beaucoup de recherches de nouveau matériel, de suggestions auprès de la clientèle potentielle, de prise de précommandes et de suivis individuels pour la gestion des commandes, des envois, des paiements et des stocks.

Notre approche

Simplicité, facilité et centralisation. Ce sont les trois aspects qui ont guidé notre approche. La cliente disposait déjà d’un système de gestion des commandes. Plutôt que de la sortir de sa zone de confort, nous avons choisi de nous adapter et de nous coller à sa réalité.

Nous avons créé un site web transactionnel à l’aide de Magento, une technologie que nous savons très fiable et évolutive. Puis, nous avons travaillé de pair avec le personnel du ERP que la cliente utilisait déjà. Nous avons pu entièrement le paramétrer selon les nombreux facteurs d’exceptions du secteur d’activité de Scrapbook Tendance.

Le défi

C’est principalement le paramétrage des options sur mesure du logiciel ERP qui a représenté le défi le plus intéressant. Par exemple, la gestion des précommandes, des stocks, des commentaires sur les commandes et des différentes options de paiements (par exemple, commander et payer à la réception seulement).

Parmi les autres options sur mesure ajoutées:

Utilisation du plug-in Messenger pour clavarder sur le site;
Connexion avec un ERP (POS);
Gestion de quantités backorder et en précommande;
Création de rapports pour la gestion des commandes et des produits;
Configuration de différents modes de paiement;

Il fallait éviter le caractère limitatif de ces paramètres. Au contraire, au terme du mandat, nous avons fait en sorte de maintenir une certaine conformité permettant les mises à jour et l’évolution de la plateforme.

Le résultat

À la croisée des chemins, pour la cliente, cela signifie désormais un gain d’efficacité incommensurable et une possibilité de ventes accrues:

Un environnement pour gérer la totalité de ses commandes et précommandes d’un seul coup d’œil, sans gestion manuelle et en communication directe avec ses clientes;
Une plateforme où la clientèle a désormais accès à l’ensemble du matériel et peut gérer ses prochaines commandes et payer (ou même commander et payer plus tard) plutôt que de le faire à partir de Facebook.
Une possibilité de ventes accrues grâce à la vente en ligne et à un système facile d’utilisation et aux options de paiement en ligne et de paiement différé.

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