Implémenter 3 workflows d'automation de courriels indispensables pour votre entreprise

Un sondage récent de Gartner, Inc. révèle que 80 % des dirigeants estiment que l’automatisation devrait être intégrée à chaque décision d’affaires.

En éliminant les tâches répétitives, en accélérant la relation avec les prospects et en simplifiant les processus internes, elle devient un outil puissant pour améliorer la productivité globale de votre entreprise.

Automatiser vos courriels est l’un des moyens les plus efficaces pour renforcer la performance de vos équipes ou de vos projets. Mais par où commencer ?

Dans cet article, découvrez 3 workflows d’automation essentiels pour optimiser vos processus d’envoi de courriels, illustrés par des exemples concrets, des outils no-code et des bonnes pratiques à adopter dès maintenant.

En moyenne, les commerces ne consacrent que 39 % de leur temps à la vente. Le reste est accaparé par des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée.

En automatisant vos actions liées à la gestion et à la rédaction de courriels, vous libérez du temps, augmentez l’efficacité de vos équipes et optimisez vos opérations à grande échelle.

Voici quelques tâches répétitives à fort potentiel d’automatisation:

• Lead scoring & MQL : Identifiez automatiquement les prospects les plus engagés selon leurs actions (clics, visites, téléchargements) et envoyez-les à votre équipe de vente.
• SQL : Filtrez les leads prêts à acheter pour maximiser vos efforts sur les plus prometteurs.
• Réduction des erreurs : Évitez les oublis et les mauvaises saisies grâce à des actions automatisées par les outils de messagerie.
• Conformité : Automatisez l’archivage de courriels, les consentements et les rappels pour rester conforme sans effort.

En ne détournant plus vos ressources vers des tâches répétitives, vos équipes peuvent se concentrer sur la performance et la croissance de votre entreprise.

Intégrer le marketing automation consiste à repérer les tâches répétitives qu’un outil peut prendre en charge. Et dans la majorité des cas, c’est possible.

Automatiser ces tâches renforce la collaboration entre les équipes marketing et ventes :

• Communication : Une plateforme partagée facilite les échanges et améliore la cohésion d’équipe.
• Partage de données : Les données collectées offrent une vision claire des points à optimiser.
• Focus sur le client : En accélérant les réponses et en assurant une exécution cohérente, vous améliorez l’expérience client.

Ce type de mise en place repose sur trois piliers : la standardisation (définir les règles d’exécution), la technologie (utiliser les bons outils) et l’optimisation (analyser et ajuster en continu).

Les entreprises raffolent des workflow automatisés parce qu’ils sont une véritable source d’efficacité. Avant d’intégrer un processus automatisé à votre flux de travail, trois éléments clés doivent être évalués :

• La complexité du workflow : Définissez vos objectifs, les étapes et les rôles des intervenants.
• Les outils choisis : Évaluez votre budget, la compatibilité avec vos systèmes actuels et le retour attendu.
• Le niveau de préparation en amont : Prévoyez un audit interne si nécessaire, ainsi qu’un accompagnement ou une formation pour vos équipes.

Voici maintenant 3 workflows concrets qui peuvent bénéficier à votre entreprise et son rendement.

Avez-vous déjà manqué le bon moment pour contacter un lead qualifié ? Grâce à une alerte automatique, ce risque disparaît.

Il suffit de configurer une règle dans votre CRM (comme HubSpot ou Salesforce). Dès qu’un contact montre suffisamment d’intérêt, une notification e-mail, pop-up, ou tâche, est envoyée. En réagissant au bon moment, vos équipes évitent les délais critiques.

En 2024, les utilisateurs de HubSpot ont observé une hausse de 76 % de leur rendement et jusqu’à 75 % de revenus supplémentaires. Cet outil sert de solution efficace pour les PME comme les grandes entreprises.

Un prospect qui visite votre page de tarification ou demande une démo envoie un signal clair : il est prêt à avancer. Ne pas réagir, c’est risquer de passer à côté d’un lead chaud.

Grâce à un outil d’automatisation, vous pouvez relancer ce contact dans les 24 à 48 heures, sans action manuelle. Un courriel personnalisé, une invitation à une démo ou un message contextuel peut suffire pour le convaincre.

Et si un simple workflow pouvait lancer automatiquement une conversation dans votre CRM ou chatbot ?

Des solutions no-code comme Zapier et Make connectent facilement vos plateformes (site, CRM, email, formulaire, etc.) sans une seule ligne de code. Accessibles, visuels et souvent gratuits, ils rendent ce type d’automatisation simple à déployer, même avec une petite équipe.

Un message bien ciblé, envoyé au bon moment, peut générer 6 fois plus de conversions que les envois génériques.

Un lead qualifié n’est pas une garantie de conversion. Il faut l’attribuer rapidement au bon interlocuteur, et prévoir une relance s’il devient inactif.

Attribuez chaque lead selon des critères comme :

• Le territoire ou le secteur d’activité
• La disponibilité des représentants
• Le score ou la priorité du lead

Les CRM permettent de configurer des règles d’attribution. Une combinaison Google Sheets et Trello, connectée avec un outil comme Zapier ou Make, peut distribuer les leads et envoyer des suivis sans complexité technique.

Si le lead reste silencieux, relancez-le automatiquement avec une séquence : email, SMS ou une notification interne.

Vous pouvez aussi raviver l’intérêt en proposant une étude de cas, un rappel ou une prise de contact. Un message personnalisé peut faire la différence : il génère jusqu’à 10 % plus de revenus que le format standard.

En combinant attribution intelligente et relance automatisée, vous maximisez vos conversions tout en libérant vos équipes des suivis manuels répétitifs.

Quand on pense à l’automatisation, le réflexe est souvent de se tourner vers un CRM, qui centralise les données et permet d’orchestrer tout le cycle de vie du lead. Mais peut-on s’en passer ? La réponse est oui… en partie.

Voici ce qu’il est possible d’automatiser sans CRM :

• Collecte des leads via formulaires connectés (ex. Typeform, Google Forms)
  
  Envoi de courriels simples avec Mailchimp, Brevo ou Mailerlite
  
  Notifications internes via Slack ou Trello, grâce à Zapier
  
  Prises de rendez-vous avec Calendly
  
  Listes de qualification automatisées dans Google Sheets
  
  Sans CRM, chaque outil est isolé. Vous risquez la perte d’une vue d’ensemble ou des suivis. L'automatisation devient plus fragile, plus difficile à maintenir.
  
  Un CRM n’est pas indispensable au début, mais dès que vos processus gagnent en complexité ou que vos leads se multiplient, il devient un outil central, évolutif et conçu pour soutenir votre croissance.

Plus besoin d’être une grande entreprise pour profiter de l’automation de votre flux de travail!

Accélérez votre performance à l’aide de workflows essentiels :

• Recevez une alerte lorsqu’un lead devient MQL et segmentez intelligemment vos contacts pour ne plus jamais rater le bon moment.
• Relancez vos prospects en fonction de leurs signaux d’intention, avec des messages personnalisés selon leur comportement et leur parcours d’achat.
  
• Mesurez, testez et optimisez, en suivant vos KPI, en attribuant les leads efficacement et en automatisant les relances pour qu’aucun ne vous échappe.

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