Depuis quelques semaines déjà, plusieurs travailleurs ont été obligés de changer leurs habitudes quotidiennes et de commencer le télétravail. C'est également le cas chez Webit Interactive, alors que toute notre équipe travaille présentement de chez soi.

Comme ce n'est pas tout le monde qui est habitué d'effectuer du télétravail, la mise en place de certains outils pourrait grandement améliorer la productivité et l'efficacité de vos employés. Récemment, nous vous donnions quelques conseils pour optimiser votre temps de travail à la maison ainsi que votre efficacité. Voici maintenant plus en détail quelques outils que nous utilisons chez Webit qui facilitent grandement nos tâches lorsque vient le temps de faire du télétravail.

Slack

Slack est l'outil de messagerie interne par excellence pour communiquer rapidement avec tous vos collègues. Vous pouvez l'utiliser directement en ligne, via l'application pour ordinateur ou via l'application mobile.

Cet outil vous permet de discuter avec tous vos collègues un à un ou de créer des chaînes selon vos différents départements ou vos différents projets. Chez Webit, nous avons même créé des chaînes où partager des éléments cocasses! Une chaîne nommée en l'honneur de la COVID-19 a également été créée afin que la direction puisse informer rapidement les employés des mesures prises par l'agence en lien avec la situation actuelle.

Slack vous permet également de créer des chaînes privées auxquelles seules les personnes qui y ont été invitées peuvent collaborer.

Dans chacune de vos conversations, vous pouvez ajouter des documents, des images, des fichiers ou des liens auxquels les autres personnes de la conversation auront également accès.

Seul bémol de Slack, avec la version gratuite, vous ne pouvez excéder les 10 000 messages. C'est-à-dire qu'au-delà de ce nombre, les messages sont effacés et il n'est plus possible de les retrouver. Pensez donc à enregistrer vos fichiers importants sur votre ordinateur avant de les partager dans Slack.

Skype

Skype est un outil génial pour effectuer des appels vidéo. En plus d'être gratuit, il vous permet de faire des appels vidéo avec plusieurs personnes en même temps. Vous pouvez également choisir de couper votre micro et/ou votre caméra lorsque vous êtes en mode écoute et les réactiver lorsque vous devez intervenir dans une discussion. De plus, vous pouvez également partager votre écran pour que tous puissent voir ce que vous voyez. Une fonction chat est aussi disponible durant les appels vidéo.

Skype est idéal pour faire des rencontres clients ou des réunions d'équipe, tout en respectant les règles de distanciation physique. Vous pouvez utiliser cet outil en ligne, via l'application pour ordinateur ou l'application mobile.

Basecamp

Basecamp est un outil de gestion de projet qui vous permet d'organiser toutes vos tâches selon le projet auxquelles elles se rapportent. Vous pouvez y créer des fiches pour chacun de vos projets dans lesquelles se retrouvent tous les documents pertinents, vos messages concernant ce projet, la liste de tâches à faire ou les tâches complétées, etc.

Dans chacune des tâches, vous pouvez indiquer la personne qui doit la réaliser, la date à laquelle elle doit être complétée, une description de la tâche et les documents qui y sont reliés si besoin. Un fil de discussion se retrouve sous chaque tâche permettant de suivre son évolution. Une fois la tâche complétée, il suffit de cocher la case à gauche de son titre.

Chaque employé peut également accéder à son espace Basecamp personnel afin d'y retrouver les tâches qui lui ont été assignées, les tâches qu'il a assignées à d'autres personnes ainsi que ses tâches comportant des dates d'échéance.

Une ligne du temps permet également à tous les employés de suivre l'évolution des différents projets et de voir ce qui a été accompli durant la journée ou durant la semaine.

Google Drive

Nombreux sont ceux qui utilisent ou qui ont déjà utilisé Google Drive. Cet outil de partage de documents fort simple permet à tous vos collègues de travailler sur le même fichier en simultané en plus d'être peu dispendieux.

Vous pouvez y organiser vos documents dans des dossiers et partager ceux-ci seulement avec les personnes concernées. Ainsi, vous pouvez retrouver tous les fichiers dont vous avez besoin pour votre télétravail simplement en vous connectant à votre Google Drive avec votre adresse courriel professionnelle.

WeTransfer

Si vous devez envoyer des fichiers qui sont trop volumineux pour être insérés dans un courriel, pensez à utiliser WeTransfer. Il s'agit d'un outil en ligne vous permettant d'envoyer des fichiers par courriel ou grâce à un lien de partage. En plus d'être totalement gratuit, aucun compte n'est nécessaire pour utiliser WeTransfer. De plus, les fichiers peuvent avoir une taille allant jusqu'à 2 Go et seront disponibles pour téléchargement durant 14 jours.

Si les fichiers que vous voulez partager sont plus volumineux, sachez qu'il existe également une version payante de WeTransfer. Toutefois, dans notre cas, la version gratuite suffit amplement pour la grande majorité de nos besoins.

Bref, bien que nous soyons tous en télétravail, nous voulons que nos employés puissent travailler aussi efficacement que s'ils étaient au bureau. Chacun de ces outils mentionnés ci-haut nous est utile au quotidien afin de rester connecter les uns aux autres et surtout, de continuer à travailler malgré l'environnement différent, soit celui de la maison.